Een SEPA Mandaat ingeven via CRM

Context

Sinds kort worden mandaten voor het opstarten van een nieuwe domiciliëring verwerkt in CRM. De vraag naar het opstarten van een nieuwe domiciliëring kan vanuit verschillende hoeken komen. De klant kan dit rechtstreeks aan de klantendienst vragen (KCC of KB buitendienst), de klant kan dit via het dienstencentrum vragen, …

De medewerkers klantendienst of dienstencentrum kunnen dit:

• Ofwel volledig digitaal verwerken in CRM (inclusief digitale handtekening)
• Ofwel een document per post naar de klant sturen
  • Met al een deel verwerking in CRM
  • Zonder verwerking in CRM

Als de verwerking niet volledig digitaal verloopt, moet het papieren document ingevuld en ondertekend worden door de klant. Het document moet dan terug bezorgd worden aan het hoofdkantoor.

Verwerking papieren documenten

• Post wordt verwerkt via onthaal/onthaalmedewerkers.
• Van daaruit verwerken de medewerkers KCC+ met nachtdienst de documenten in CRM.

Timing

Een nieuwe factuur kan pas geïnd worden via de domiciliëring, zodra de gegevens verwerkt werden in CRM én in SAP (mandaatreferentie is zichtbaar in CRM). Daarom is het belangrijk dat alle ontvangen bestanden ten laatste op de voorlaatste werkdag van diezelfde maand verwerkt worden in CRM.

Zo is er nog voldoende tijd voor de verwerking in SAP voor de start van de facturatieronde op werkdag 1 van de volgende maand.

Verwerking in CRM

De ontvangen documenten kunnen: 

1. Deels voorgedrukt zijn, omdat ze vanuit CRM werden opgesteld 
   • Situatie 1 – Document gegenereerd in CRM
2. Volledig door de klant handgeschreven zijn ingevuld
   • Situatie 2 – Handgeschreven document zonder aanmaak in CRM

Situatie 1 – Document gegenereerd in CRM

Ontvang je een document dat manueel werd ontvangen en ondertekend, hoewel de verschillende velden duidelijk voorgedrukt werden? Dan betekent dit wellicht dat het document in CRM werd opgesteld en van daaruit afgeprint.

In CRM op de fiche van deze klant zal dus al een aanvraag voor domiciliëring klaarstaan.

STAP 1: status aanpassen

• Zoek de klant op in CRM
• Ga naar het tabblad ‘Facturatie’
• Ga naar het luik ‘Financiële informatie van de Klant’
  

• Open de aanvraag die in het overzicht staat (dubbelklikken in de witruimte in de regel)
• Je zet manueel de ‘Reden van status’ van de financiële informatie op ‘Ondertekend’. Je doet dit via het pijltje rechts bovenaan, naast de naam van de medewerker die de aanvraag heeft opgestart.
• Klik op ‘Opslaan’
  

STAP 2: document uploaden

• Het ondertekende document moet opgeladen worden op de CRM fiche van de klant.
• Download het document dat in bijlage verstuurd werd naar je pc. Sla het tijdelijk op op je bureaublad.
• Geef het bestand een duidelijke naam (Aanvraag SEPA_naam klant)
• Ga naar het tabblad ‘Documenten’ op de klantfiche in CRM
  
• Kies Upload files om een document toe te voegen en kies vervolgens het bestand dat je wenst toe te voegen(document dat je net hebt opgeslagen op je pc en naam hebt gegeven).
  
• Klik op het label-icoon achter Document Type 
  
• Selecteer het label ‘SEPA Domiciliëringen’ klik vervolgens op Save
  
• Klik op het volgende scherm opnieuw op Save
   
• Je document verschijnt in de lijst van documenten 
  

Situatie 2 – Handgeschreven document zonder aanmaak in CRM

Ontvang je een document dat manueel werd ontvangen en ondertekend, en waarvan alle velden ook met de hand werden ingevuld? Dan betekent dit dat het document NOG NIET in CRM werd opgesteld. Er gebeurde voor deze aanvraag nog GEEN handeling in CRM.

In CRM op de fiche van deze klant zal dus nog GEEN aanvraag voor domiciliëring klaarstaan.

STAP 1: aanmaak in CRM

• Zoek de klant op in CRM
• Ga naar het tabblad ‘Facturatie’
• Ga naar het luik ‘Financiële informatie van deKlant’
• Klik op ‘+ Nieuwe Financiële Informatie’
  
• Er opent een nieuw scherm waar je alle gegevens kan gaan aanvullen.
  • Links bovenaan zie je dat het over ‘Nieuwe’ informatie gaat
  • Rechts bovenaan zie je dat de status ‘actief’ is, en wie het heeft aangemaakt (jijzelf)
    
• Vul alle velden met een * aan. Die velden zijn verplicht. Velden zonder * laat je open:
  • Klant: Naam van de klant wordt automatisch ingevuld door CRM
  • Betaler: Automatisch zal hier ook de naam van de klant staan. Maar de betaler kan iemand anders zijn dan de klant. Kijk goed wat er op het document ingevuld staat. De betaler moet steeds iemand uit het netwerk van de klant zijn.
  • Juridische entiteit: Kijk naar de titel op het document en kies de betrokken juridische entiteit (waar is de klant bij betrokken – aan welke entiteit moet de klant betalen). Meer info over deze entiteiten vind je aan het einde van dit document (*).
    
  • IBAN: rekeningnummer overnemen van het document
  • Start: Als startdatum kies je de dag van verwerking, tenzij er duidelijke informatie is over wanneer de domiciliëring zou moeten starten (op een later moment).
• Je kiest voor ‘opslaan’ om de gegevens te bewaren. Vergeet dit tussentijds opslaan niet.

STAP 2: status aanpassen

• Je zet manueel de ‘Reden van status’ van de financiële informatie op ‘Ondertekend’. Je doet dit via het pijltje rechts bovenaan, naast de naam van de medewerker die de aanvraag heeft opgestart.
• Klik op ‘Opslaan’
  

 STAP 3: document uploaden

• Het ondertekende document moet opgeladen worden op de CRM fiche van de klant.
• Download het document dat in bijlage verstuurd werd naar je pc. Sla het tijdelijk op op je bureaublad.
• Geef het bestand een duidelijke naam (Aanvraag SEPA_naam klant)
• Ga naar het tabblad ‘Documenten’ op de klantfiche in CRM
  
• Kies Upload files om een document toe te voegen en kies vervolgens het bestand dat je wenst toe te voegen(document dat je net hebt opgeslagen op je pc en naam hebt gegeven).
  
• Klik op het label-icoon achter Document Type 
  
• Selecteer het label ‘SEPA Domiciliëringen’ klik vervolgens op Save
  
• Klik op het volgende scherm opnieuw op Save 
  
• Je document verschijnt in de lijst van documenten 
  

TER INFO

Wanneer de SEPA – domiciliëring verwerkt is in CRM en aangemaakt werd in SAP, zal het veld ‘Referentie’ automatisch ingevuld worden.Je kan dit enkele uren na het zetten van de status op ‘ondertekend’ gaan checken: als het veld ‘Referentie’ werd ingevuld, is je mandaat correct verwerkt.

Opgelet: Klanten Vlindertuin (crèche)

Klanten zitten niet in CRM en worden nog verwerkt via debiteuren/Masterdata

• Komt meestal via coördinator Els Verboven
• Komt een mandaat voor een klant van de Vlindertuin toch tussen andere mandaten en vind je de klant niet terug in CRM? = check via debiteuren/masterdata of dit klanten Vlindertuin zijn en geef door aan hen voor verwerking.

(*) Onze organisatie bestaat al een tijdje niet enkel uit Zorgbedrijf Antwerpen. Ondertussen zijn we een groep van aparte bedrijven die onder de vlag Zorgbedrijf werken. Deze firma's noemen we intern onze 'entiteiten' en krijgen ieder een eigen afkorting en code mee.

• Zorgbedrijf Antwerpen
  • Onze welzijnsvereniging met haar Woonzorgcentra, Dienstencentra, GAW en EMD diensten
  • GAW Vlaanderen = assistentiewoningen van het merk Zorgbedrijf Vlaanderen
  • Ook gekend als: ZBA of A000
  • Merk: ZBA (groen)
• Zorgbedrijf Brasschaat
  • Woonzorgcentrum Vesalius
  • Merk: ZBB
  • Ook gekend als: ZBB of L000
• Prins Kavelhof VZW
  • De Assistentiewoningen van Prins Kavelhof
  • Ook gekend als: PKH of K000
  • Merk: Vlaanderen
• De Munt
  • GAW De Munt in Mechelen
  • Merk: Vlaanderen
• De Viersprong VZW
  • Den Biezerd (Niel)
  • Wullebeeck (Niel)
  • In Die Maene (Schelle)
  • Leiaard (voorheen Keysershoek – Kontich)
  • Voormalige ‘Familiehof Assistentiewoningen’
  • Merk: Vlaanderen